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電子帳簿保存制度

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会計ソフトを使って作成した帳簿をそのままデータ保存しておく方法や、紙で受け取った 請求書をスマホで読み取って保存しておく⽅法などを定めた法律(通称「電⼦帳簿保存法」、略して 「電帳法(でんちょうほう)」)に基づく制度です。 取引先とデータで請求書・領収書などをやりとりした場合の保存⽅法も対象です。

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  1. 電子取引
    メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係るデータの保存義務
  2. 電子帳簿・電子書類
    会計ソフト等パソコンを使用して帳簿や取引書類を作成、保存
  3. スキャナ保存
    取引関係書類を画像データ化して保存

1.電子取引

電子取引データの保存方法

1-1 書類の種類

紙でやりとりしていた場合に保存が必要な書類、注文書契約書送り状領収書見積書請求書など
※受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存が必要

1-2 可視性の確保

①モニター・操作説明書の備え付け
②検索要件の充実
・Excel等、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法
または
・規則的なファイル名を付す方法

1-3 真実性の確保

不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定し、遵守する。(改ざん防止)
タイムスタンプの付与する方法もある。
※ 電子取引データは消さずに保存しておく

国税庁パンフレット【1】はこちら
国税庁パンフレット【2】はこちら

2.電子帳簿・電子書類

帳簿・書類をプリントアウトせずにデータのまま保存

2-1 帳簿・書類の種類

  • 会計ソフトで作成している仕訳帳総勘定元帳経費帳売上帳仕入帳損益計算書貸借対照表などの決算関係書類
  • 会計ソフトで作成した見積書請求書納品書領収書などを取引相手に紙で渡したときの書類の控え

※ 取引先から紙で受け取った書類やデータなどは、「スキャナ保存」

2-2 保存条件

  • システムの説明書ディスプレイ等を備え付けていること
  • 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること

2-3 検索要件

取引年⽉日取引金額取引先により検索できること

国税庁パンフレットはこちら

3.スキャナ保存

紙の領収書・請求書などはスマホやスキャナで読み取った電子データを保存

3-1 書類の種類

受領または受け渡しの控えた、契約書見積書注文書納品書検収書請求書領収書など(決算関係書類を除く国税関係書類)

3-2.メリット

  • 書類を廃棄できるので、紙の書類のファイリング作業や保存スペースが不要。
  • 書類の受け渡しから保存までをスキャナデータのみでできるので、経理担当はテレワーク可能。
  • スキャナ保存を始めるための特別な手続きは、原則必要ないので、任意のタイミングで開始。

3-3. 保存方法

電帳法対応ソフトを使用し保存

国税庁パンフレットはこちら

JIIMA認証情報リスト

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)による要件適合性の確認(「認証」)を受けたものを利用することが望ましいとされています。

国税に関する質問はこちら(国税庁ホームページ)

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